Management Response

Recommendation:	Lors de l’élaboration de sa prochaine Note stratégique, ONU Femmes devrait garantir une approche adaptative, ciblée et orientée vers la durabilité face aux contraintes importantes du contexte.
Management Response:	La recommandation est partagée et le management réfléchit dans une logique de plaidoyer pour le financement de la note stratégique en élaborant un programme pays qui sera financé sur la durée de la note stratégique et adaptée au contexte et aux défis du pays tout en tenant en compte les besoins des femmes et filles et en restant flexible compte tenu de l'aspect volatil du contexte haïtien

Key Actions Responsible Deadline Status Comments Adopter un processus participatif et inclusif lors de l'élaboration de la note stratégique avec une analyse approfondie du contexte tenant compte des enjeux et défis du pays en lien aux besoins des femmes et des hommes, filles et garçons sans exclusion UN Women Haiti Management 2022/10 Completed Les consultations ont été conduites dans le cadre de l’élaboration de la nouvelle note stratégique 2024-2027 de manière inclusive et participative: 1- L’atelier de planification de l’équipe d'ONU Femmes-Haïti où des consultations ont été tenues en interne sur sur la théorie de changement, les grandes lignes et orientations de la nouvelle SN 2- La tenue de consultations avec les multilatérales Gouvernement /Société civile (CSO)/bailleurs/ les agences des Nations Unies (UN), le secteur privé, les partenaires et bénéfiaires des projets de ONU Femmes. Le renforcement des capacités locale et 'association des communautés devra être une stratégie transversale a tous les axes du programme afin de nous assurer de la continuité des initiatives. UN Women Haiti Management 2022/10 Completed Les projets ont pris en compte l’aspect de renforcement de capacités des associations. Plusieurs actions à travers différents projets ont été conduites en ce sens. A travers le programme WPHF, des organisations ont recu un appui institutionnel pour renforcer leurs actions sur le terrain et d’autres ont recu un support programmatique qui a permis la continuité des activités dans leurs communautés en matière de prevention à la violence faite aux femmes et aux filles, formations, sensibilization, etc. Avec l’appui des fonds de la Norvège, les femmes agricultrices ont bénéficié des formations sur les techniques agricoles et des organisations ont été renforcés en matériels. Le recentrage des priorités d'ONU Femmes devra tenir compte des secteurs / stratégies les plus producteurs d'impact dans lesquels ONU Femmes présente un avantage comparatif par rapport aux autres agences du SNU en Haïti. UN Women Haiti Management 2022/10 Completed Lors des consultations à la préparation de la nouvelle SN, une analyse a été conduite en ce sens. ONU Femmes s’aligne à l’UNSDCF, ses objectifs et ses domaines interventions. Un accent est mis sur l’humanitaire. La conduite de projets conjoints est un aspect qui est pris en compte et UNW continuera a en explorer. Mettre en place un mécanisme d'examen régulier des aspects clés de la prochaine note stratégique, notamment par le biais des processus de gestion des risques en place UN Women Haiti Management 2022/10 Completed Lors de la retraite du bureau suivi par la consultation des nos partenaires de mise en œuvre, un système de suivi réguliers de l’execution des accords avec les partenaire et de contrôle permanent a été mise en place.

Recommendation:	Sur la base de solides réseaux collaboratifs mis en place, ONU Femmes devrait consolider et systématiser ses partenariats pour faciliter un impact à grande échelle ainsi que son approche de coordination.
Management Response:

Key Actions Responsible Deadline Status Comments Elaboration et mise en œuvre d'un plan de formations périodiques : Le bureau poursuivra ses efforts liés à l’évaluation des capacités des partenaires potentiels ainsi qu’aux efforts visant à renforcer les capacités par le biais de diverses activités et interventions de formation. UN Women Haiti Programmes- Operations 2022/11 Completed Des critères de sélection des partenaires sont définis et adoptés. L’evaluation de capacité des partenaires se fait via le systeme avant tout accord. En ce qui concerne le volet lié au renforcement des capacités des partenaires, pour relever le gap de l’année derniere, cette année un mecanisme d’acommpagnement des partenaires sur le terrain est lancé et se poursuivra pendant toute l’année. Des formations sont réalisées sur le terrain avec l’equipe programmatiques et les visites periodiques de montoring sont effectuees Dans le cadre de son rôle de coordination au sein du système des nations unies et au sein de l’équipe humanitaire, ONU Femmes négociera et développera des synergies entre ses partenaires et ceux des autres agences pour une collaboration sur le terrain visant a consolider les acquis et accroitre l’impact des actions ONU Femmes et d’autres partenaire travaillant sur le genre. UN Women Haiti Programmes- Operations 2022/12 Overdue-Initiated Des missions inter agences de visites de terrain ont commencé depuis le debut de l'année 2023 et deux ont été réalisées à ce jour et vont continuer . Un concept de paysage résilient est en cours de développement pour rassembler les différentes agences sur un meme terroir meme avec des partenaires et initiatives differentes. Une première réunion s’est tenue sur le concept de paysage résilient sous le lead de UNEP Le programme va raffermir ses pratiques avance aux partenaires pour s’assurer qu’elles sont liées aux activités dans le temps et pour s’assurer que les modalités de décaissement sont liées à un rendement satisfaisant. UN Women Haiti Programmes 2022/06 Completed Des mesures de suivi est d'accompagnement sont prises et sont adoptées par tout le personnel y compris bien evidement le programme et les opérations Renforcer les partenariats avec les institutions académiques au niveau national pour impulser un travail de recherche et l’action à long-terme UN Women Haiti Management / Programmes 2022/12 Completed Des partenariats avec les universites (Quisqueya, Réseaux des universiteé publiques d’Haiti, Cayes) sont en cours sur différents sujets comme la masculinité positive, la lutte contre le VIH/Sida, la digitalisation. D'autres sont encore sous exploration. L'action clé a été conduite dans le sens de renforcer les partenariats avec les institutions académqiues au niveau national afin d'agrandir le réseautage dans une perspective de promotion et de la prise en compte du genre à travers les structures sociales.

Recommendation:	ONU Femmes devrait renforcer les capacités dans les domaines clés – en particulier le suivi, l’évaluation et la recherche – afin de faciliter un cycle systématique d’apprentissage, de gestion des connaissances et de communication
Management Response:

Key Actions Responsible Deadline Status Comments Préparation des notes conceptuelles décrivant les priorités stratégiques du bureau adoptées sur la base des résultats d’analyse et étude du contexte. UN Women Haiti Programmes 2022/10 Overdue-Initiated Certaines notes conceptuelles ont été déjà exploitées à travers des projets soumis pour financement : le cas de GPI 2.0. D’autres sont en cours de formulation et seront actualisées pour tenir en compte des résultats de l’analyse rapide genre. Cette recommandation sera suivie sur une base permanente comme étant une bonne pratique a maintenir. Mettre en place d’un système de suivi évaluation des activités du bureau sur le terrain, accompagne d’un plan de communication qui comportera notamment le développement des produits pour la gestion des connaissance UN Women Haiti Management/programmes 2022/07 Completed Des chargés de projets et des chargés de suivi et évaluation ont été recrutés pour renforcer l’équipe. Un système de suivi, d’évaluaton des activités est etabli et l’equipe des projets travaillent conjointement avec la responsable de communication. Un professionnel de la communication est recruté pour renforcer le systeme et devrait commencer le travail incessamment Mettre en place une stratégie de suivi et évaluation des projets exécutés dans les zones non accessibles par les Nations Unis en vue d’en tirer des leçons qui seront publiées et qui informeront la nouvelle SN. UN Women Haiti Programmes/management 2022/04 Completed Le recrutement d’une firme vient d’etre finalisée au mois de juin pour assurer les Suivi programmatique des actions liées à la thématique Gouvernance, Genre et Droits Humains. Le recrutement d’un volontaire est finalisé pour appuyer les suivis programmatiques des projets dans le Sud Elaborer les plans de travail trimestriels précis et mesurables pour faciliter le suivi et la gestion des résultats UN Women Haiti Programmes 2022/05 Completed Le suivi du plan annuel est fait sur base trimestrielle. Une rencontre de bilan trimestriel est organisé avec les partenaires actifs. Le rapport annuel 2022 a ete soumis avec la prise en compte des diférents rapports des partenaires d’execution.

Recommendation:	ONU Femmes devrait améliorer la gestion du Bureau par un effort concerté, afin de clarifier les rôles et des responsabilités, rationaliser les processus essentiels, et répondre au triple mandat d’une manière cohérente et efficace.
Management Response:

Key Actions Responsible Deadline Status Comments Actualisation des SOPs et leur appropriation par toute l’equipe du Buireau Haiti. UN Women Haiti Programmes- Operations 2022/03 Completed Ceci a été un des exercices conduits lors de notre retraite. On y reviens souvent dans les reunion de staff réguliers. Tenue d’une retraite du bureau pour l’adoption de nouvelles méthodes de travail clarifiant les rôle et responsabilités UN Women Haiti Management/all 2022/03 Completed Au mois de Mai 2022. Evidement une autre est prevue en 2023 Accélérer la mise en œuvre des projets en cours et soumettre dans les délais les rapports attendus par les partenaires financiers en vue de les rassurer avant de solliciter un nouvel accompagnement de la nouvelle note stratégique. UN Women Haiti Programmes / Operations 2022/12 Completed Les rapports des projets sont soumis. ONU Femmes a renforcé son staff afin de respecter les clauses des partenaires et les livrables suivant les échéances établies. Pour ce 2eme trimestre, les rapports sont soumis aux donateurs suivant le calendrier de rapportage.

Recommendation:	ONU Femmes devrait faciliter une bonne transition du Bureau vers sa prochaine Note stratégique en favorisant une meilleure exécution, une gestion des connaissances et bonne gestion du cycle des projets.
Management Response:

Key Actions Responsible Deadline Status Comments Instaurer un système de renforcement des capacités internes du staff sur les outils de gestion de ONU Femmes qui sera étendu aux partenaires de mise en œuvre UN Women Haiti Programmes / Operations / Regional Office 2022/05 Completed Une formation initiale sur les outils de gestion de ONU Femmes a été faite du 21 au 23 Fevrier 2022. Et a chaque fin de mois des sessions réduites ont ete faites sur des sous modules ou d’autres modules à venir comme le Quantum par ex. Le bureau a utilise ces pratiques pour renforcer les capacités techniques de tout le staff et les partenaires de mise en œuvre. Un appel au siège et au bureau régional de l’Afrique de l’Ouest ont servi de renforcer ce système dans certains cas. Revoir l’organigramme du bureau en veillant à créer au moins deux postes au niveau du management du bureau en vue de soutenir le programme et le triple mandat d’ONU femmes dans un contexte aussi exigeant que celui de Haïti. UN Women Haiti Management/HR / Regional Office 2022/06 Completed La révision de l'organigramme est effective. Les deux postes sont pris en compte. En termes de dotation en RH, au niveau du Management le plaidoyer pour avoir un Deputy Programme Manager est concretisé par le financement d’un consultant. Le poste de Deputy a été confirmé, le processus de recrutement est en cours. Au niveau des opérations, un G6 procurement vient d’etre recruté et le recrutement d’un chargé de la sécurité, d’un expert humanitaire et d’un chargé de la coordination est également en cours. Permettre la virtualisation du bureau pour une plus Grande efficacité des processus UN Women Haiti Management / Regional Office 2022/12 Completed Tout le monde peut travailler de la maison et avoir acces a internet. Le probleme est souvent lie a la sécurité qui rend le personnel très stresses/ traumatise pour se donner a 100% au travail. Établir des procédures opérationnelles standard (« un Guide de gestion ») pour la coordination des crises et des catastrophes – en particulier les rôles entre le siège, les niveaux régional et national – et l’action rapide, concertée et coordonnée UN Women Haiti Management / Regional Office 2022/12 No Longer Applicable Une unité specialiste de l’humanitaire a été déployée à partir du bureau du Niger en attendant le recrutement d’ún staff permanent en plus d’úne unité fournie par NorCap. Les équipes font des efforts pour s’ápproprier de la stratégie humanitaire fournie par le siège En cas d'urgence, le bureau d'Haiti utilise les procédures de HQ. Adapter la stratégie de gestion des connaissances pour aider le Bureau à rassembler les connaissances d’autres pays et régions confrontés à des défis de développement similaires UN Women Haiti Programmes / Regional Office 2022/12 Completed La mise en relation de notre bureau avec le bureau de la Colombie a facilité l’accès des connaissance en terme d’appui à la participation des femmes au leadership politique. De même, le travail avec le bureau régional pour l’Afrique de l’ouest permet à notre nouvelle unité FePSAH à ne pas réinventer la roue pour certains processus.